چطور برای مشتریانمان فاکتور بزنیم؟
شما برای مشتریان‌تان فاکتور ارسال می‌کنید؟ تا به حال در فرایند ارسال فاکتور با مشکلاتی مواجه شده‌اید؟ امروز در این متن قصد داریم نحوه‌ی صدور فاکتور حرفه‌ای و آسان را شرح دهیم.
نحوه دریافت اطلاعات برای صدور فاکتور مشتریان
فاکتور برای چه افرادی ارسال می‌شود؟
نحوه ارسال فاکتور به مشتریان به صورت حرفه‌ای
چاپ فاکتور و لیبل پستی با سایت فروشگاهی
نتیجه‌گیری
نوشتن فاکتور برای مشتریان همیشه یکی از دغدغه‌های صاحبان کسب و کار بوده است. اگر بخواهید این کار را به صورت دستی انجام دهید یا فردی را برای رسیدگی به فاکتورها و ارسال بسته‌های پستی استخدام نمایید، احتمال اشتباه در نوشتن اطلاعات فاکتور وجود دارد. زمانی که مشتری سفارش خود را ثبت می‌کند اطلاعاتی از قبیل نام و نام‌خانوادگی، شماره تماس، اطلاعات آدرس، روش پرداخت و… را باید از او دریافت کنید. و در صورتی که گزینه‌ی پرداخت درب محل را انتخاب کرده‌اند، باید بتوانید پیگیر سفارش و پرداخت هزینه شوید.
اما چگونه میتوانید اطلاعات کامل و دقیق مشتریان خود را دریافت کرده و بدون هیچگونه خطا، بسته‌های پستی را به دست مشتریان برسانید؟
نحوه دریافت اطلاعات برای صدور فاکتور مشتریان
اگر شما هم کسب و کار اینترنتی خود را دارید، یکی از راه‌های ثبت سفارش، از طریق اینستاگرام و یکی دیگر، ثبت سفارش از طریق سایت فروشگاهی است.
ثبت سفارش از اینستاگرام
کسب و کارهایی که فعالیت‌شان از اینستاگرام شروع کردند، همگی با این فرایند آشنا هستند. مخاطب از طریق دایرکت قیمت یکی از محصولات را می‌پرسد و در صورت تمایل، سفارش مورد نظرش را ثبت می‌کند. احتمالا متنی آماده برای او ارسال می‌شود که اطلاعات تماس، آدرس و فیش واریزی را ارسال کند.
اصولا در همچین شرایطی اطلاعات مشتری در میان انبوهی از پیام‌ها گم می‌شوند و ممکن است فیش‌های جعلی دریافت نمایید. برای آنکه این اطلاعات را گم نکنید، میتوانید آن‌ها را در یک دفترچه یا یک فایل اکسل یادداشت نمایید که تمام آن‌ها را یک‌جا داشته باشید. توضیحات مهمی که در این فایل اکسل لازم به ذکر هستند شامل موارد زیر می‌شوند:
- نام و نام‌خانوادگی
- آدرس
- شماره تلفن
- آدرس
- اطلاعات فروشنده
- تاریخ ثبت سفارش
- مجموع هزینه
- روش پرداخت
البته با توجه به تعداد زیاد آنلاین‌شاپ‌های اینستاگرامی، ممکن است به سختی بتوانید اعتماد مشتریان را جلب کنید. یکی از راه‌های جلب اعتماد مشتری، درست کردن هایلایت رضایت مشتریان، در صفحه‌ی اینستاگرام‌تان است. با این کار، مخاطب‌ها می‌توانند اسکرین‌شاتی از رضایت داشتن باقی مشتریان را مشاهده کنند و خیالشان راحت شود.
ثبت سفارش از سایت
زمانی که سفارشات را از طریق سایت ثبت کنید، همه‌چیز ساده‌تر می‌شود. اطلاعات تمام مشتریان در یک صفحه‌ی مشخص قرار دارد و به راحتی میتوانید به آن‌ها دسترسی داشته باشید و در صورت تمایل فایل‌ها را دانلود کنید. همچنین در صورتی که هنگام ثبت سفارش، تکمیل کادرهای مورد نظرتان را اجباری در نظر بگیرید، مشتریان پیش از پرداخت باید اطلاعات را در اختیارتان قرار دهند.
ساخت سایت فروشگاهی علاوه‌بر ساده کردن فرایند فروش، به کسب و کار اینترنتی‌تان اعتبار می‌بخشد، مخاطب‌ها وقتی نماد الکترونیک کسب و کارتان را در سایت فروشگاهی مشاهده می‌کنند، خیالشان راحت می‌شود که برند شما در سایت معتبری ثبت شده است.
فاکتور برای چه افرادی ارسال می‌شود؟
شما برای کسب و کارتان به دو نوع فاکتور رسمی و غیر رسمی احتیاج دارید. به طور خلاصه فاکتور رسمی همان صورت حسابی است که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده و مورد تایید اداره دارایی است. این فاکتور برای اشخاص حقیقی و حقوقی صادر میشه و در صورتی که محصول یا خدمات شما شامل مالیات ارزش افزوده شود، باید در عوض پرداخت مشتریان به آن‌ها فاکتور رسمی بدهید. در فاکتور رسمی مواردی مانند شماره سریال، اطلاعات خریدار و فروشنده، تخفیفات، مالیات و عوارض، امضا و مهر، ذکر می‌شود.
فاکتور غیر رسمی برای آگاهی خریدار از اطلاعات اطلاعات خرید استفاده می‌شود و صورت حسابی تخصصی نیست. هر شخصی که محصولات کسب و کارتان را برای مصرف شخصی تهیه می‌کند، به فاکتور غیر رسمی نیاز دارد.
با استفاده از فروشگاه ساز سازیتو، سایت خود را در سریع‌ترین زمان ممکن و در حرفه‌ای ترین حالت طراحی کنید.
نحوه ارسال فاکتور به مشتریان به صورت حرفه‌ای
ارسال فاکتور حرفه‌ای برای ارسال به مشتریان یکی از جنبه‌های مهم و حیاتی در مدیریت کسب و کار است و مهم است که تمام اطلاعات به صورت واضح، مختصر و خوانا نوشته شود. در اینجا مراحل ارسال فاکتور به صورت حرفه‌ای نوشته شده است.
۱. استفاده از نرم افزار صورتحساب حرفه‌ای
ابزارهای آنلاین صدور فاکتور بسیاری وجود دارند که این کار را آسان‌تر، سریع‌تر و کارآمدتر برای شما انجام می‌دهند. با این ابزارها میتوانید فاکتورهای حرفه‌ای ایجاد کرده و پرداختی‌ها را پیگیری کنید. البته همانطور که گفته شد در صورتی که یک سایت فروشگاهی حرفه‌ای نیز برای کسب و کارتان راه اندازی کرده باشید، از پنل کاربری‌تان برای صدور فاکتور میتوانید استفاده نمایید.
۲. وارد کردن اطلاعات کسب و کار
حتما نام کسب و کار، شماره تلفن و آدرس ایمیل‌تان را در بالای فاکتور درج کنید. این اطلاعات به مشتریان کمک می‌کند تا بدانند بسته‌ی پستی از طرف چه فردی است و در صورت داشتن سوال، از چه طریق با شما در ارتباط باشند.
ممکن است یک فردی که آنلاین شاپ پوشاک دارد، یک پارچه‌ی ثابت را از چندین فروشگاه تهیه کند تا کیفیت بین آن دو را بسنجد. در چنین شرایطی اگر نام و نشانی از شما روی بسته‌ی دریافتی نباشد، خرید دوباره‌ای از شما نخواهد داشت.
۳. درج اطلاعات مشتری
نام، آدرس و اطلاعات تماس مشتری باید در فاکتور درج شود تا دقیقا بدانند فاکتور برای چه فردی است. همچنین پیش از ارسال، حتما فاکتور را دوباره بررسی کنید تا مطمئن شوید تمام اطلاعات دقیق است و محاسبات را به درستی انجام داده‌اید.
۴. استفاده از سیستم شماره‌گذاری ثابت فاکتور
زمانی که از یک سیستم شماره‌گذاری ثابت برای فاکتورهایتان استفاده نمایید، ردیابی و مدیریت آن‌ها ساده‌تر می‌شود. به عنوان مثال میتوانید از یک پیشوند و به دنبال آن اعدادی متوالی استفاده کنید.
۵. مشخص بودن محصولات یا خدمات
محصول یا خدماتی که برای آن هزینه دریافت کرده‌اید را به همراه هزینه و مقدار آن مشخص کنید. این کار به مشتریان شما کمک می‌کند تا هزینه‌ها را به صورت تفکیک شده داشته باشند و مشکلی به وجود نیاید.
۶. ذکر شرایط پرداخت
ذکر کردن شرایط پرداخت مانند تاریخ سررسید و روش‌های پرداخت مانند اعتباری یا انتقال بانکی، باعث می‌شود مشتریان بدانند چه زمانی و چگونه هزینه‌ی محصول را پرداخت کنند. یکی از راه‌هایی که شما را به کسب و کاری حرفه‌ای تبدیل می‌کند، ارائه‌ی روش‌های مختلف پرداخت است. به هیچ عنوان مخاطب‌ها را محدود نکنید.
۷. پیام شخصی‌سازی شده
نوشتن یک پیام شخصی‌سازی شده در پایین فاکتور می‌تواند به تقویت رابطه با مشتری کمک کند. همچنین فرصتی مناسب برای تشکر از آن‌ها بابت همراهی‌شان است. علاوه‌بر نوشتن یک پیام شخصی‌سازی شده، میتوانید از یک الگوی مشخص برای طراحی فاکتور استفاده نمایید. به عنوان مثال لوگوی شما روی آن درج شده باشد. این کار به مشتریان کمک می‌کند تا برند شما را به سرعت شناسایی کنند.
۸. سوابق مهم را نگه دارید
حتما به یاد داشته باشید که یک کپی از فاکتورها را برای خود نگه دارید. این کار به شما کمک می‌کند تا سازمان یافته بمانید و به سرعت هرگونه مغایرت را شناسایی کنید.
با توجه به این مراحل، میتوانید فاکتوری حرفه‌ای و شفاف برای مشتریان خود ارسال کنید که به ساده‌سازی صورت حساب و حفظ رابطه مثبت با مشتریان کمک کند.
چاپ فاکتور و لیبل پستی با سایت فروشگاهی
در ابتدای فعالیت کسب و کارهای اینستاگرامی، همه‌چیز بسیار ساده‌تر پیش می‌رفت. اما کم‌کم با افزایش کاربران و گسترش کسب و کارهای اینستاگرام، روند کاری کمی پیچیده‌تر شد. کسب و کارها با مشکلاتی مانند دریافت فیش‌های جعلی، افزایش دایرکت‌ها و سوالات مشتریان، ثبت سفارشات و… مواجه شدند. در اولین قدم برخی از کسب و کارها تصمیم به استخدام فردی به عنوان ادمین برای پیج اینستاگرام‌شان گرفتند اما بعد از گذشت مدتی نیاز به فروش ۲۴ ساعته داشتند. تمامی این موضوعات باعث شد که صاحبان آنلاین‌شاپ‌ها به فکر طراحی فروشگاه اینترنتی باشند.
زیرا در صورت طراحی سایت فروشگاهی، فروشگاه اینترنتی‌تان به صورت شبانه روزی در دسترس است، علاوه‌بر آن برای مواردی مانند ثبت فاکتور برای مشتریان، موجودی محصولات، مدیریت سفارشات و… مشکلی نخواهید داشت.
کافی است پس از ثبت نام در سازیتو و راه‌اندازی سایت فروشگاهی‌تان، وارد پنل کاربری‌تان شده و از طریق بخش مدیریت سفارشات، بسته‌ی سفارش داده شده را میتوانید بر اساس در انتظار، در حال آماده‌سازی، ارسال شده، تکمیل شده و… فیلتر کنید. در همین مرحله این امکان وجود دارد که وضعیت سفارشات رو به صورت گروهی تغییر دهید. حال فاکتور سفارش‌هایی که آماده‌ی ارسال هستند را میتوانید به صورت گروهی یا تکی دانلود یا پرینت کنید. این فاکتورها را میتوانید روی بسته‌ی پستی یا درون بسته‌بندی قرار دهید و یک نسخه از آن را نیز پیش خود داشته باشید.
در صورت انجام دادن همه‌ی این کارها به صورت خودکار و با استفاده از سایت فروشگاهی، خیال‌تان راحت باشد که هیچگونه خطایی در ثبت اطلاعات، پیش نمی‌آيد. زیرا مشتریان در زمان ثبت سفارش تمام اطلاعات مورد نیازتان را دقیق پر کرده‌اند.
نتیجه‌گیری
در این مقاله از سازیتو درباره‌ی نحوه‌ی ثبت فاکتور برای مشتریان صحبت کردیم. اینکه چگونه میتوانید اطلاعات مورد نظرتان را از مشتری دریافت کرده و فاکتور را بدون هیچگونه خطا در اختیار آن‌ها قرار دهید. در صورتی که سایت فروش عمده دارید نیز میتوانید فاکتور کلی خرید مشتریان را پرینت بگیرید و پیش از آماده‌سازی برای آن‌ها ارسال نمایید. امیدواریم که این مطلب به درد شما خورده باشد.
