بانک اطلاعاتی مشتریان چیست و چرا هر کسب و کاری باید به آن دسترسی داشته باشد؟

بانک اطلاعاتی مشتریان، یکی از سودمندترین و ارزشمندترین پایگاه اطلاعاتی کسب و کار شماست. با داشتن بانک اطلاعات مشتریان خود، فروش خود را حفظ کرده و آن را افزایش دهید. 

• بانک اطلاعات مشتریان چیست؟

• کاربرد بانک اطلاعات مشتریان 

• مزایای استفاده از بانک اطلاعات مشتریان چیست؟

• چگونه بانک اطلاعات مشتریان ایجاد کنیم؟

• نکات ساخت بانک اطلاعات مشتریان

• ابزارهای ساخت بانک اطلاعات مشتریان

• نتیجه گیری

مشتریان شما چیزی بیش از داده‌ها هستند. در واقع، ۶۶٪ از آنها احتمالاً اگر به جای یک فرد همانند یک عدد رفتار شوند، برند خود را تغییر می‌دهند. در حالی که اعداد و اطلاعاتی که برای توصیف آنها استفاده می‌کنید ممکن است غیرشخصی به نظر برسند، همان اعداد به شما کمک می‌کنند خدماتی را به مشتریان خود ارائه دهید که باعث احساس ارزشمندی در آن‌ها می شود. به نوعی، ممکن است متناقض به نظر برسد - هیچ مشتری نمی خواهد به عنوان یک عدد در نظر گرفته شود - اما این توانایی کسب و کار برای گرفتن، ردیابی و حفظ داده های مشتری است که به آنها اجازه می دهد با مشتریان خود در سطح شخصی رفتار کنند.
در این مقاله همراه ما باشید تا راهنمای جامعی از بانک اطلاعات مشتریان را به شما ارائه کنیم. 

بانک اطلاعات مشتریان چیست؟

مشتریان یک کسب و کار مهم ترین دارایی یک شرکت هستند. بسته به نوع صنعت، یک شرکت ممکن است بارها و بارها به مشتریان مشابه بفروشد. انواع دیگری از کسب و کارها وجود دارند که یک بار یا به ندرت، به مشتری خاصی می فروشند و دائماً به دنبال مشتریان جدید هستند. 
به عنوان مثال، یک جراح ممکن است یک بار جراحی را روی یک فرد انجام دهد و آن بیمار ممکن است هرگز نیاز به جراحی دیگری نداشته باشد. از سوی دیگر، دندانپزشک یک یا دو بار در سال بیماران خود را به صورت مداوم ویزیت می‌کند. نحوه تعامل آن‌ها با مشتریان خود به دلیل نیاز به خدمات آن‌ها متفاوت خواهد بود. در نتیجه، نحوه استفاده شرکت از اطلاعات مشتری می‌تواند بسیار مهم باشد.

بانک اطلاعاتی مشتریان، مجموعه اطلاعاتی است که از هر فرد جمع آوری می‌شود. بانک اطلاعاتی مشتریان، ممکن است شامل اطلاعات تماس، مانند نام و نام خانوادگی، آدرس، شماره تلفن و آدرس ایمیل شخص باشد. بانک اطلاعات مشتریان، همچنین ممکن است شامل خریدهای گذشته و نیازهای آینده باشد. بانک اطلاعاتی مشتریان، همچنین می‌تواند شامل داده‌های زیر باشد.

1. مشخصات دموگرافیک: سن، جنس، وضعیت تاهل، ترکیب خانوار
2. ویژگی‌های مرتبط با حرفه: موقعیت شغلی 
3. رفتار خرید: ترجیحات خرید، خریدهای گذشته، میانگین مبلغ صورتحساب یا فاکتور، لغو قبلی

اینکه بانک اطلاعات مشتریان شما چقدر کامل است به اهداف شما، نوع داده‌هایی که جمع‌آوری می کنید، سرنخ‌هایی که دارید و اینکه شرکت شما چگونه از این اطلاعات استفاده می‌کند بستگی دارد. زمینه‌های توصیفی برای سرنخ‌های بی‌صلاحیت و مشتریان وفادار ممکن است به‌طور قابل توجهی متفاوت باشد.

بانک اطلاعاتی مشتریان را به عنوان یک لیست مخاطبین تعاملی و هوشمند در نظر بگیرید. بانک اطلاعاتی مشتریان شما، اطلاعات ارزشمندی در مورد مشتریان شما ذخیره می‌کند. بانک اطلاعات مشتریان، علاوه بر اینکه دید درستی از مشتریانی که محصولات یا خدمات شما را می خرند، فراهم می کند و باعث جذب، حفظ و توسعه پایگاه مشتری شما می‌شود. در نتیجه، با وجود بانک اطلاعاتی مشتریان، شما می‌توانید تصمیمات فروش آگاهانه‌تری بگیرید، زیرا محتمل‌ترین مشتریان شما در آینده، کسانی هستند که در گذشته از شما خرید کرده‌اند.

کاربرد بانک اطلاعات مشتریان 

پایگاه داده‌های مشتریان کاربردهای زیادی دارند. در یک سطح استراتژیک، می‌توان از آن‌ها برای ایجاد پرسونای مشتری، پروفایل‌های حساب کلیدی، نقشه‌ی خرید مشتری و قیف‌های فروش استفاده کرد. به این ترتیب، این شرکت یک نمای ۳۶۰ درجه از موارد زیر دارد:
چه چیزی باعث انتخاب و خرید مشتریان می شود؟
عوامل کلیدی که بر تصمیم‌گیری مشتریان تاثیر می گذارند کدامند؟
کدام استدلال بیشتر نتیجه می دهد؟
چه چیزی می تواند مشتریان را از تکمیل خرید منحرف کند؟ و غیره.

با این حال، بانک اطلاعات مشتریان، نه تنها یک منبع اطلاعاتی درجه بالا است بلکه یک ابزار مفید برای کارمندانی است که مستقیماً با سرنخ‌ها یا مشتریان راغب در تعامل هستند. فروشندگان می‌توانند از بانک اطلاعاتی مشتریان در موارد زیر استفاده کنند.  

1. به فرایند فروش، سرعت ببخشند.
2. سرنخ‌ها یا مشتریان راغب را با پیشنهادات مناسب به سمت خرید هدایت کنند.
3. پیام ها، ایمیل‌ها و جوایز خرید را شخصی‌سازی کنند.
4. به سوالات سریع‌تر پاسخ دهند.
5. به مشتریان، پشتیبانی مفیدتری ارائه دهند و غیره.

مزایای استفاده از بانک اطلاعات مشتریان 

دانستن بانک اطلاعاتی مشتریان، جزء حیاتی یک کسب و کار موفق است. بانک اطلاعات مشتریان، مجموعه‌ای از اطلاعات در مورد تمام مشتریانی است که از کسب و کار شما خرید کرده‌اند. این قدرتمندترین ابزاری است که در اختیار شماست. اگر از بانک اطلاعاتی مشتریان خود استفاده نمیکنید، فروش بالقوه را از دست می‌دهید. در این بخش، به ۵ مزیت برتر استفاده از بانک اطلاعات مشتریان برای کسب و کارها اشاره خواهیم کرد. 

ایجاد وابستگی به برند

امروزه، مشتریان می‌خواهند از مشاغلی که می‌شناسند و مورد اعتمادشان هستند خرید کنند. هنگامی که به بانک اطلاعاتی مشتریان مجهز می‌شوید، می‌توانید با ارسال ایمیل‌های شخصی و غیرشخصی به مشتریان خود، وابستگی به برند در آن‌ها ایجاد کنید.
 ارتباط با مشتریان از طریق به اشتراک‌گذاری محصولات جدید، پیشنهادات ویژه یا اخبار شرکت می تواند به آنها کمک کند تا با کسب و کار شما ارتباط برقرار کنند و یک رابطه اعتماد را تقویت کنند.

افزایش وفاداری مشتریان 

بانک اطلاعات مشتریان، به کسب و کار شما اجازه می‌دهد تا وفادارترین و سودآورترین مشتریان را شناسایی کنید. شما می‌توانید با هدف قرار دادن این مشتریان، حس وفاداری در آن‌ها ایجاد کنید. یک راه موثر برای دستیابی به این مشتریان از طریق ایمیل مارکتینگ است که ترجیحات مشتری را در نظر می‌گیرد. این امر مشتریان را درگیر می‌کند، وفاداری بیشتر به برند ایجاد می‌کند، و می‌تواند آنها را ترغیب کند تا برند شما را با دوستان و خانواده به اشتراک بگذارند. ناگفته نماند، ارسال تخفیف‌ها و پیشنهادات ویژه، راهی عالی برای تشویق خریدهای جدید است.

ارائه خدمات بهتر به مشتریان

مشتریان خوشحال و راضی، برابر با تجارت خوب و ‌افزایش فروش‌ هستند. بازاریابی بانک اطلاعاتی مشتریان به شما این امکان را می‌دهد که رابطه قوی‌تری با مشتریان خود ایجاد کنید.
 داشتن اطلاعاتی مانند رفتار خرید مشتری، بازخورد پس از خرید و بررسی‌ها، به کسب‌وکار این امکان را می‌دهد تا رویکردی مصرف‌کننده به خدمات مشتری داشته باشند. به روز نگه داشتن خواسته‌های مشتریان، بینش لازم برای شخصی سازی ارتباطات به شما می‌دهد تا بتوانید به مشتریان کسب و کار خود خدمات بهتری ارائه دهید.

کانالی مستقیم به مشتریان

یکی از مزایای کلیدی بانک اطلاعاتی مشتریان این است که دارای  مجموعه‌ای از مشتریان واقعی است که در گذشته از شما خرید کرده‌اند. مهمترین مزیت استفاده از این نام‌ها این است که آنها مشتریان تأیید شده‌ای هستند که از قبل به محصول یا خدمات شما علاقه‌مند بوده و در نتیجه تمایل به خرید از کسب و کار شما بیشتر از آن است که در جستجوی مشتریان جدید باشید.

عرضه‌ی محصولات جدید

عرضه‌ی محصولات جدید به بخش کوچکی از مخاطبان خود، راهی عالی برای آزمایش آن قبل از عرضه در مقیاس وسیع‌تر است. شما می‌توانید بر اساس اطلاعات بانک اطلاعات مشتریان خود، مخاطبان را هدف قرار دهید.
 انتخاب گروهی از مشتریان قابل اعتماد شما می‌تواند به کسب و کار اجازه دهد تا بازخورد سازنده‌ای جمع آوری کند که  در نهایت منجر به بهبود نسخه‌های بعدی محصولات شما می‌شود. توجه به آنچه که مشتریان فکر می‌کنند و می‌خواهند، یک راه عالی برای بهبود محصولاتی است که ارائه می‌دهید.

چگونه بانک اطلاعات مشتریان ایجاد کنیم؟

شما می توانید از صفحات بسیار زیاد و پیچیده برای نوشتن دستی تمام اطلاعات مربوط به هر یک از مشتریان خود استفاده کنید، اما هیچکس نمی‌خواهد این کار را انجام دهد. حتی ممکن است انجام این کار امکان پذیر نباشد. نرم افزار بانک اطلاعاتی مشتریان هر چیزی را که می خواهید در مورد یک مشتری ثبت کنید را می‌گیرد و آن را با نمایه‌ای در سیستم همگام می‌کند. هر زمان که با آن مشتری مکاتبه کنید، تعامل ثبت می‌شود. پایگاه‌های اطلاعاتی مشتری با نام سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) نیز شناخته می‌شوند.

فقط به این دلیل که مشتری دارید به این معنی نیست که بانک اطلاعاتی مشتری نیز دارید. برای ایجاد یک پایگاه داده، باید به طور سیستماتیک اطلاعات مربوط به هر مشتری را جمع آوری کنید و همه آنها را در یک مکان قرار دهید. چند راه رایج برای ایجاد بانک اطلاعاتی مشتری وجود دارد:

1. جمع آوری اطلاعات در مورد مشتریان فعلی و سرنخ های جدید از طریق فرم‌های وب
2. جمع آوری اطلاعات از طریق چت وب
3. تماس مستقیم با مشتریان 

بسیاری از کسب و کارهای کوچک با یک صفحه‌ی گسترده اولیه از همه‌ی مشتریان خود شروع می کنند. خبر خوب این است که می توانید فایل‌های CSV خود را مستقیماً به سیستم‌های نرم افزاری مدرن CRM وارد کنید. پس از راه‌اندازی، می‌توانید شروع به اضافه کردن سرنخ‌های جدید و اطلاعات بیشتر در مورد مشتریان فعلی کنید.

نکات ساخت بانک اطلاعات مشتریان

طیف وسیعی از استراتژی های مختلف برای جمع آوری اطلاعات مشتری و ایجاد بانک اطلاعات مشتریان وجود دارد. می‌توانید از مشتریان بخواهید که یک حساب کاربری برای خرید آنلاین ایجاد کنند. از این طریق، برای ارائه تخفیف در روز تولد آن‌ها استفاده کنید، مشتریان خود را خوشحال کنید و یک فروش اضافی با قیمت تخفیف اضافه کنید. از فرم های ثبت نام و پاپ آپ ها برای تعامل با کاربران جدید در وب سایت خود استفاده کنید.
برای ایجاد بانک اطلاعاتی مشتریان، به شما بستگی دارد که در مورد محتوا تصمیم بگیرید، اما برای اینکه مسیر ایجاد بانک اطلاعاتی مشتریان، ما چند توصیه در مورد دریافت و قالب بندی داده ها به شما ارائه می‌کنیم:

با فروشگاه‌ساز سازیتو در سریع‌ترین زمان ممکن سایت خودتان را طراحی کنید.

برای آینده برنامه‌ریزی کنید.

همانطور که کسب و کار شما رشد می‌کند، تعداد مشتریان نیز بر همین اساس افزایش می‌یابد. بنابراین، حتی زمانی که با یک کاربرگ یا جدول SQL شروع می‌کنید، باید به راه‌هایی برای مدیریت داده‌ها در آینده فکر کنید. بهتر است از همان ابتدا به اصول رایج ذخیره سازی داده پایبند باشید:

1. از جداول مرتب استفاده کنید - از سلول های ادغام شده خودداری کنید.
2. داده‌های استاتیک را که فقط یک بار وارد می‌شود، از داده‌های مربوط به فرآیند کسب‌وکار، مانند تعداد سفارش‌ها، مجموع‌ و غیره متمایز کنید.
3. از قالب‌بندی صحیح برای اعداد استفاده کنید: درصد، ارز و...
4. بانک اطلاعاتی را با اطلاعات نامربوط بارگذاری نکنید.

وقتی صحبت از استفاده روزانه از داده به میان می‌آید، مجموعه داده‌های بیش از حد دارای معایب بسیاری است:

1. هزینه بیشتری دارند (هزینه های بیشتر برای حفظ دقت و غیره)
2. فرآیند جستجو را پیچیده می‌کنند
3. باعث توجه پراکنده می شوند و دیدن جزئیات ضروری را دشوار می‌کنند.

برای جلوگیری از این پیچیدگی‌ها، با اضافه کردن تمام اطلاعاتی که می توانید جمع‌آوری کنید، شروع نکنید. در عوض، با کسانی که قرار است با بانک اطلاعاتی مشتریان کار کنند مشورت کنید و از آنها بپرسید که به چه داده‌هایی نیاز دارند.

خط مشی کار با بانک اطلاعات مشتریان را بنویسید

بانک اطلاعات مشتریان شما به احتمال زیاد توسط چندین کاربر مشاهده و استفاده می‌شود. بنابراین ایده خوبی است که یک فایل یا فهرستی از قوانین ایجاد کنید. 

مالک و سردبیران را تعیین کنید

بانک اطلاعاتی مشتریان، چیزی نیست که یک بار برای همیشه بدون تغییر باقی بماند. باید توزیع روشنی از نقش‌ها برای ایجاد تغییرات وجود داشته باشد:

دارنده‌ی اصلی بانک اطلاعاتی مشتریان کیست؟
چه کارمندان یا نقش‌های شغلی برای ویرایش در بانک اطلاعاتی مشتریان تایید شده‌اند؟
پرداختن و آگاهی به این مسائل، ممکن است برای حل مشکلات مربوط به نگهداری یا مجوزها مورد نیاز باشد.

ابزارهای ساخت بانک اطلاعات مشتریان

راستش را بخواهید، مدیریت دستی داده‌ها، به عنوان مثال فقط با جداول اکسل، چندان معقول نیست. برای ساخت بانک اطلاعات مشتریان، نیاز به نرم‌افزارهای تخصصی دارید. نرم افزار تخصصی دارای نقاط قوت  بسیاری است:

1. ساخته شده در ویجت ها، قالب ها، فرمول ها و شاخص‌های رایج
2. فرصت های گسترده برای ترکیب انواع داده‌ها
3. داشبوردها، نمودارها، گزارشات استاندارد
4.  مقرون به صرفه

پیش از شروع و راه‌اندازی هر نرم‌افزاری برای ایجاد بانک اطلاعاتی مشتریان، مطمئن شوید که معماری و ساختار درستی برای بانک اطلاعاتی در آینده ایجاد کرده‌اید. همچنین به این فکر کنید که دقیقا چگونه می‌توانید داده‌های لازم را جمع‌آوری کنید، و هزینه آن برای شرکت شما چقدر است. به یاد داشته باشید: با یک بانک اطلاعات مشتریان خوب، کسب و کارتان توسعه یافته و ‌افزایش فروش‌ خواهید داشت.
در اینجا چند فاکتور مهم وجود دارد که باید هنگام انتخاب نرم‌افزار بانک اطلاعات مشتریان در نظر بگیرید:

اعتماد و امنیت

مشتریان شما با داده‌های خود به شما ‌اعتماد‌ دارند. شما به یک ابزار بانک اطلاعاتی مشتری نیاز دارید که شایسته آن اعتماد باشد. نرم افزار بانک اطلاعاتی مشتری مبتنی بر وب با ذخیره ایمن تمام داده‌ها با بهترین اقدامات احتیاطی رمزگذاری موجود، از اطلاعات مشتری در برابر خطرات واقعی و مجازی محافظت می کند. 

قابلیت اطمینان

وقتی روی راه حل داده مشتری سرمایه گذاری می‌کنید، نیاز به نرم‌افزاری دارید که به آن بتوانید تکیه کنید. مطمئن شوید که ابزاری که انتخاب می‌کنید ابزاری است که مکرراً به‌روزرسانی می‌شود.  به‌روزرسانی‌ها امنیت را محکم نگه می‌دارند، ابزارهای مرتبط را حفظ می‌کنند و فرآیندها را به خوبی اجرا می‌کنند. نرم افزار پایگاه داده مشتریان شما مهم‌ترین داده های کسب و کار شما را مدیریت می کند، بنابراین مطمئن باشید که همیشه می توانید برای به روز بودن روی آن حساب کنید.

سهولت ادغام

بانک اطلاعاتی مشتریان، ابزار مفیدی برای سازماندهی، تجزیه و تحلیل و بازیابی اطلاعات مشتری است، اما تنها ابزار مورد نیاز شرکت شما نیست. کسب و کار شما توسط تعدادی نرم افزار و فرآیندهای دیگر پشتیبانی می‌شود که همه باید بتوانند با هم کار کنند. در نتیجه، باید نرم‌افزاری را انتخاب کنید که به طور یکپارچه با سایر سیستم های شما ادغام می شود و در زمان ارزشمند شما (و تیم فناوری اطلاعات شما) صرفه جویی می‌کند.

قیمت

وقتی صحبت از هزینه به میان می‌آید، باید به راه حل‌های نرم افزاری خود به عنوان سرمایه گذاری نگاه کنید. ابزار گران‌تر ممکن است منجر به بازگشت سرمایه (ROI) بالاتری شود، و در مجموع آن را به یک انتخاب ارزان‌تر نسبت به ابزاری با هزینه اولیه کمتر اما بازگشت سرمایه پایین‌تر تبدیل می‌کند.
 برای تعیین اینکه آیا راه حل بانک اطلاعاتی مشتری، ارزش سرمایه‌گذاری را دارد یا خیر، کمی تحقیق کنید. بررسی‌های آنلاین را بخوانید و از دوره‌های آزمایشی رایگان استفاده کنید، و زمانی که نرم‌افزاری که ارزش هزینه کردن دارد را پیدا کردید، آن را انتخاب کنید.

قابلیت استفاده

در مورد تیم IT خود، چقدر منصفانه است که مسئولیت کامل آموزش کارکنان خود را در مورد نحوه استفاده از هر ابزار نرم افزاری جدید به آنها بسپارید؟ راه‌حل‌های نرم‌افزاری بیش از حد پیچیده، یا راه‌حل‌های بدون کنترل واضح، می‌توانند به نرخ پذیرش کارکنان آسیب بزنند. در عوض، به دنبال نرم افزار بانک اطلاعات مشتریان باشید که دارای کنترل های بصری و گزینه های پشتیبانی چند کاناله است. به این ترتیب، تیم‌های شما می‌توانند بدون نیاز به درگیر شدن در موارد فنی و پیچیده، بیشترین بهره را از آن ببرند.

نتیجه گیری

برای توسعه روابط با مشتریان خود، باید به داده‌های مشتری دسترسی داشته باشید. با این داده‌ها، می توانید مشتریان خود را بهتر درک کنید، و در این فرآیند، کسب و کار خود را گسترش دهید. در این مقاله از سازیتو به بررسی بانک اطلاعاتی مشتریان پرداختیم. امیدواریم با استفاده از نکات این مقاله، در درک بهتر و‌ افزایش مشتری‌ محکم قدم بردارید.