چگونه تامین‌کننده پیدا کنیم؟ راهنمای جامع برای کسب و کارها
تامین‌کننده به نوعی شریک پنهان برند شماست؛ کیفیت محصول، وضعیت موجودی، قیمت نهایی و حتی تجربه مشتری از خرید به عملکرد تامین‌کننده گره خورده است.
اگر تازه می‌خواهید محصولی را وارد بازار کنید یا به فکر توسعه تنوع محصولاتتان هستید لازم نیست حتما خودتان آن را تولید کنید. بلکه می‌توانید با یافتن یک تامین‌کننده مناسب محصول مورد نظر خود را به دست بیاورید. حالا احتمالاً اولین پرسشی که به ذهن شما می‌رسد همین است: چگونه تامین‌کننده پیدا کنیم که هم قابل اعتماد باشد، هم قیمت منصفانه بدهد و هم محصولات را سرِ موعد تحویل دهد؟ این پرسش پاسخ کوتاهی ندارد؛ اما با در ذهن داشتن یک سری نکات می‌توانید مسیر جست و جو، ارزیابی و مذاکره را هوشمندانه طی کنید و ریسک‌ها را به حداقل برسانید.
در این مقاله از سازیتو، مرحله به مرحله پیش می‌رویم تا بدانیم از کجا شروع کنیم، چه معیارهایی را بسنجیم و چطور قرارداد ببندیم تا یک همکاری پایدار بین ما و تامین‌کننده شکل بگیرد.
چرا انتخاب تامین‌کننده بسیار مهم است؟
تامین‌کننده به نوعی شریک پنهان برند شماست؛ کیفیت محصول، وضعیت موجودی، قیمت نهایی و حتی تجربه مشتری از خرید به عملکرد تامین‌کننده گره خورده است. تاخیر در تحویل سفارش، می‌تواند کمپین بازاریابی شما را بی‌اثر کند و اعتماد مشتریان به شما را از بین ببرد. بنابراین این پرسش که چگونه تامین‌کننده پیدا کنیم در واقع یعنی چگونه ریسک در مراحل فروش را کاهش دهیم و به سود حاصل از کسب و کار اضافه کنیم.
ابتدا نیاز خود را با دقت تعریف کنید.
پیش از جست و جو برای یافتن تامین‌کننده باید مشخص کنید چه می‌خواهید. مشخصات فنی، استانداردها، حداقل مقدار سفارش (MOQ)، بازه زمانی تحویل، سقف بودجه و تفاوت‌های احتمالی محصول تامین‌کننده با آنچه شما در ذهن دارید عوامل مهمی هستند که در انتخاب تامین‌کننده نقش دارند. با تعیین کردن این عوامل می‌توانید در مذاکره با گزینه‌ها آگاهانه و شفاف عمل کنید و به سرعت گزینه‌هایی که به نظرتان مناسب نیستند را از لیست حذف کنید.
کجا تامین‌کننده مورد نظرم را پیدا کنم؟
بسترهای متفاوتی برای یافتن تامین‌کننده وجود دارد که با توجه به نیاز و ترجیح کسب و کارتان می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. در ادامه چند مورد از این بسترها را معرفی می‌کنیم.
- مراجعه به دایرکتوری‌های مشاغل و پلتفرم‌های B2B: دایرکتوری فهرست جامعی از تامین‌کنندگان داخلی و خارجی به همراه اطلاعات آن‌هاست. بررسی این بانک اطلاعاتی به شما اطلاعاتی درباره تامین‌کننده‌های مختلف می‌دهد و لیست تامین‌کننده‌هایی که باید آن‌ها را ارزیابی کنید کامل می‌کند. بعد از آن با روش Business-to-Business یا به اختصار B2B از کسب و کارهای دیگر کالای خود را تهیه کنید. این روش باعث کاهش هزینه‌ها و افزایش حجم معاملات می‌شود.
- نمایشگاه‌ها و رویدادهای تخصصی: نمایشگاه‌های تخصصی مرتبط با حوزه کاری شما بهترین مکان برای دیدن نمونه‌ها، مشاهده کیفیت و گفت‌وگوی مستقیم هستند.
- جست‌وجوی وب و شبکه‌های اجتماعی: با جست‌وجوهای هدفمند و فیلترهای مکانی می‌توان به تولیدکنندگان دسترسی پیدا کنید.
- معرفی از سوی همکاران و مشتریان: توصیه معتبر زمان ارزیابی و تحقیق را کوتاه می‌کند و ریسک را پایین می‌آورد.
مراجعه به مرکز تولید محصول: بعضی از محصولات مثل سوغاتی‌ها معمولا متعلق به یک منطقه خاص هستند که با سر زدن به این محل‌‌ها با تولیدکنندگان آشنا می‌شوید.
چه کسانی را به فهرست تامین‌کنندگان احتمالی راه دهیم؟
وقتی می‌پرسیم چگونه تامین‌کننده پیدا کنیم منظورمان فقط پیدا کردن نیست؛ بلکه «انتخاب» هم مهم است. برای ورود به فهرست می‌توانید این معیارها را بررسی کنید:
- تناسب ظرفیت و تکنولوژی: آیا تولیدکننده توان تولید در حجم و کیفیت مدنظر شما را دارد؟
- گواهی‌ها و انطباق‌ها: استانداردهای مرتبط و تست‌های کیفیت را دارد.
- سابقه و اعتبار: سابقه فعالیت، مشتریان ثابت و پاسخ‌گویی مناسب داشته باشد.
- شفافیت در قیمت‌گذاری: ساختار قیمت، شرایط پرداخت و تخفیف در سفارش‌های بزرگ.
درخواست نمونه و ارزیابی کیفیت
بدون مشاهده نمونه محصول، تصمیم‌گیری خطرناک است. از تامین‌کننده نمونه بخواهید و کیفیت مواد و ظاهر و بسته‌بندی آن را بسنجید. اگر لازم است، یک سفارش کوچک بدهید تا کیفیت تولید انبوه، سرعت پاسخ‌گویی و تحویل را در عمل ببینید.
با شفافیت مذاکره کنید.
قیمت مهم است، اما همه‌چیز نیست؛ در مذاکره، علاوه بر بهای واحد، برنامه تحویل، شرایط پرداخت، حداقل مقدار سفارش و ظرفیت تولید، شرایط بسته‌بندی و ضمانت کیفیت و مرجوعی کالا را به روشنی مطرح کنید. نگذارید جای ابهامی باقی بماند. در پایان مذاکره، یک توافق‌نامه خلاصه تهیه کنید تا برداشت‌های دو طرف یکسان باشد و سپس سراغ قرارداد رسمی بروید.
برای مدیریت ریسک پلن بی داشته باشید.
ممکن است بازار دچار نوسان شود؛ از نرخ ارز گرفته تا وضعیت حمل و نقل همواره ممکن است تغییر کنند. برای همین بهتر است حداقل دو تامین‌کننده تایید شده داشته باشید: یکی اصلی و یکی پشتیبان. همچنین توصیه می‌کنیم:
- ذخیره اتکایی (Safety Stock) تعریف کنید.
- شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مثل نرخ معیوب، دقت تحویل و زمان پاسخ‌گویی را به صورت دوره‌ای کنترل کنید.
- جلسات بازبینی و برنامه بهبود مشترک تدوین کنید.
اشتباهات رایج و راهکارهای مناسب
- تصمیم‌گیری صرفاً بر اساس داشتن ارزان‌ترین قیمت: خرید محصولات بی‌کیفیت ولی ارزان در بلندمدت به هزینه‌های پنهان می‌انجامد.
راهکار: هزینه کل مالکیت (TCO) را بسنجید.
- ابهام در مشخصات فنی: این مشکل باعث تفسیر متفاوت و خروجی نادرست می‌شود.
راهکار: مشخصات را دقیق ارائه دهید.
- قراردادهای مبهم: این نوع قراردادها بندهای درست و واضح در توافق‌نامه ندارند که بتواند جریمه تاخیر و فرایند مرجوعی را روشن توضیح بدهند.
راهکار: ضمایم روشن و قابل سنجش تعیین کنید.
- وابستگی مطلق به یک تامین‌کننده: در این صورت با هر بحران کوچک، زنجیره تامین متوقف می‌شود.
راهکار: چندمنبعی کردن و داشتن طرح تداوم کسب و کار.
- ارتباطات ناپیوسته با تامین‌کننده: این مورد باعث سوء‌تفاهم بین شما و تامین‌کننده می‌شود.
راهکار: راه ارتباطی مشخص و تقویم بازدید داشته باشید.
سخن نهایی
پیدا کردن تامین‌کننده کاری نیست که شما فقط یک بار آن را انجام بدهید و دیگر خیالتان راحت باشد. این کار چرخه‌ای تکرارشونده از تحقیق، انتخاب، آزمون، مذاکره و بهبود محصول و روابط است. اگر نیازتان را شفاف تعریف کنید، از راه‌های درست پیگیری کنید، دیدن نمونه محصول را جدی بگیرید و قرارداد واضحی ببندید، یک شریک معتمد و قابل اتکا به تیم خود اضافه خواهید کرد. بنابراین برای پاسخ دادن به اینکه چگونه تامین‌کننده پیدا کنیم معیارهایتان را به‌روز کنید، تامین‌کنندگان احتمالی را توسعه دهید و با داده‌های واقعی تصمیم درستی بگیرید. نتیجه این تصمیم زنجیره تأمین پایدارتر، هزینه‌های قابل پیش‌بینی‌تر و خیالی آسوده از بابت موجودی خواهد بود.
