چطور فروشگاه اینترنتی‌مان را به نرم‌افزار حسابداری متصل کنیم؟

برای هماهنگ‌کردن فروشگاه و حسابداری لازم نیست اطلاعات هر سفارش را دوباره دستی وارد کنید. سازیتو دو مسیر دارد: اتصال به ابر آیرون که به‌عنوان سرویس همکار معرفی شده است، و اتصال اختصاصی به نرم‌افزار حسابداری دیگر از طریق صفحه‌ی توسعه‌دهندگان (در پلن پیشرفته پلاس). مسیر دوم به قابلیت‌های فنی نرم‌افزار مقصد بستگی دارد و معمولاً به کمک یک توسعه‌دهنده نیاز است.

اتصال فروشگاه اینترنتی به نرم افزار حسابداری یعنی اطلاعات سفارش‌ها یک‌بار در فروشگاه ثبت شود و بدون تایپ دوباره به حسابداری برسد. در ادامه هر دو مسیر سازیتو را ساده توضیح می‌دهیم و می‌گوییم هرکدام به چه فروشگاهی می‌خورد.

چرا اتصال فروشگاه به حسابداری مهم است؟

چون هر سفارش را نباید دو بار ثبت کنید. وقتی فروشگاه رشد می‌کند، تایپ دوباره‌ اطلاعات سفارش‌ها در حسابداری هم وقتتان را می‌گیرد و هم جا برای اشتباه باز می‌کند.

برای مثال، فروشگاهی را در نظر بگیرید که ابتدا روزی چند سفارش داشت و حالا در روزهای پرفروش به ده‌ها سفارش می‌رسد. بدون اتصال، کسی باید هر سفارش را یک بار در پنل فروشگاه ببیند و یک بار در حسابداری تایپ کند. حالا مشتری‌ای را فرض کنید که بعد از ثبت سفارش، یک قلم را کم می‌کند یا تعدادش را عوض می‌کند. این تغییر باید هم در موجودی و هم در اطلاعات مالی بازتاب پیدا کند، و در یک روز شلوغ، همین تغییرها هستند که از قلم می‌افتند و آخر ماه دردسر می‌سازند.

وقتی فروشگاه به حسابداری وصل باشد، سفارش‌ها به‌جای تایپ دستی، از فروشگاه به حسابداری منتقل می‌شوند و کار حسابدار از تایپ‌کردن به کنترل‌کردن تغییر می‌کند. هرچه حجم فروش بالاتر برود، این تفاوت بیشتر حس می‌شود. اینکه دقیقاً کدام اطلاعات و کدام تغییرها (مثل ویرایش اقلام سفارش) منتقل شود، به نوع اتصال و امکانات نرم‌افزار حسابداری بستگی دارد.

اتصال سایت فروشگاهی به حسابداری این فشار را کم می‌کند. مزیت‌های اصلی‌اش این‌هاست:

●       کاهش ورود دستی و تکراری اطلاعات: اطلاعاتی که قبلاً در فروشگاه ثبت شده، دوباره از اول تایپ نمی‌شود.

●       صرفه‌جویی در زمان: زمانی که صرف ثبت تکراری سفارش‌ها می‌شد، به کارهای مهم‌تر می‌رسد.

●       کاهش احتمال خطا: هرچه ثبت دستی کمتر شود، احتمال اشتباه تایپی هم کمتر می‌شود. البته کنترل نهایی حسابداری همچنان لازم است.

●       هماهنگی بهتر اطلاعات فروش و حسابداری: یکپارچه سازی فروش و حسابداری باعث می‌شود هر دو بخش از یک اطلاعات مشترک استفاده کنند.

●       مدیریت راحت‌تر سفارش‌ها با افزایش حجم فروش: وقتی تعداد سفارش‌ها بالا می‌رود، ثبت دستی دیگر گلوگاه نمی‌شود.

یکپارچه‌سازی سایت فروشگاهی و حسابداری فقط وقت‌گیری را کم نمی‌کند؛ پایه‌ی تصمیم‌های مالی هم می‌شود. وقتی اطلاعات فروش مرتب و در دسترس باشد، محاسبه‌ی سود راحت‌تر می‌شود (روش محاسبه را در مطلب نحوه محاسبه سود فروش در فروشگاه های اینترنتی ببینید) و می‌توانید قیمت‌گذاری را آگاهانه‌تر انجام دهید، مخصوصاً وقتی رقابت قیمتی بالاست (بیشتر در استراتژی در رقابت قیمتی). برای دیدن آمار فروش و رفتار بازدیدکنندگان هم مطلب ابزار های بررسی آمار وبسایت کمک‌تان می‌کند.

اتصال فروشگاه سازیتویی به ابر آیرون

اگر از ابر آیرون استفاده می‌کنید یا می‌خواهید از آن استفاده کنید، سازیتو آن را به‌عنوان یکی از سرویس‌های همکار خودش معرفی کرده است. ابر آیرون یک نرم‌افزار حسابداری ابری است که در حوزه‌ی حسابداری، فروش و انبارداری فعالیت می‌کند و در بخش ابزارهای حسابداری و مالی سازیتو دیده می‌شود.

برای یک فروشگاه اینترنتی، معنای عملی اتصال ابر آیرون به سازیتو این است که لازم نیست حسابداری و فروشگاه دو دنیای جدا باشند. مثلاً سفارشی که در فروشگاه ثبت می‌شود، می‌تواند بخشی از اطلاعات حسابداری شما باشد، بدون اینکه کسی آن را از اول تایپ کند.

اگر نرم‌افزار حسابداری دیگری داشته باشیم چه؟

«اگر الان از یک نرم‌افزار حسابداری دیگر استفاده می‌کنم که اتصال آماده‌ای با سازیتو ندارد، باید نرم‌افزارم را عوض کنم؟» پاسخ این است: لزوماً نه!

سازیتو از طریق صفحه‌ توسعه‌دهندگان، ابزارهایی در اختیار برنامه‌نویس‌ها می‌گذارد تا ارتباط بین فروشگاه و نرم‌افزار حسابداری موردنظر را پیاده‌سازی کنند. اتصال سایت به نرم افزار حسابداری به دو چیز بستگی دارد: اینکه نرم‌افزار مقصد راهی برای دریافت اطلاعات از بیرون داشته باشد، و اینکه سازیتو چه دسترسی‌هایی ارائه می‌دهد. پس نباید انتظار داشت هر نرم‌افزاری، بدون هیچ محدودیتی و بدون برنامه‌نویسی، به سازیتو وصل شود.

اگر مطمئن نیستید نرم‌افزارتان چنین قابلیتی دارد یا نه، اولین قدم این است که از پشتیبانی شرکت حسابداری بپرسید آیا API یا وب‌سرویس ارائه می‌دهند.

کدام روش برای فروشگاه مناسب‌تر است؟ (استفاده از ابر آیرون یا نرم افزار اختصاصی)

انتخاب بین دو مسیر بیشتر به نرم‌افزار حسابداری فعلی شما بستگی دارد:

اگر فعلاً نرم‌افزار حسابداری ندارید و می‌خواهید از یک سرویس همکار سازیتو شروع کنید، مسیر اول طبیعی‌تر است. اگر نرم‌افزارتان جا افتاده و نمی‌خواهید عوضش کنید، مسیر دوم را بررسی کنید و به یاد داشته باشید که اتصال اختصاصی ممکن است به توسعه‌ دهنده یا سرویس واسط نیاز داشته باشد. اگر هنوز در حال انتخاب پلتفرم فروشگاه هستید، مطلب مقایسه فروشگاه ساز با وردپرس به شما کمک می‌کند.

آشنایی با صفحه توسعه‌دهندگان سازیتو و ابزارهای اتصال اختصاصی

صفحه‌ی توسعه‌ دهندگان در فروشگاه ساز سازیتو برای کاربران پلن «پیشرفته پلاس» در دسترس است (جزئیات پلن‌ها را در تعرفه‌های سازیتو ببینید) و از مسیر «پنل مدیریت ← تنظیمات ← توسعه‌دهندگان» باز می‌شود. این صفحه سه چیز می‌دهد:

 به زبان ساده: کلید Admin API مثل یک اجازه‌ی ورود است که به یک نرم‌افزار خارجی امکان می‌دهد اطلاعات مشخصی مثل اطلاعات سفارش‌ها را از فروشگاه بگیرد. وب‌هوک مثل یک زنگ خبر است؛ وقتی سفارش جدیدی ثبت یا به‌روزرسانی می‌شود، خودش به سیستم دیگر خبر می‌دهد تا آن سیستم لازم نباشد مدام بپرسد. توسعه‌دهنده می‌تواند جزئیات را در مستندات توسعه‌دهندگان سازیتو بررسی کند. در نسخه‌ فعلی، ایجاد و مدیریت یک کلید و یک مقصد وب‌هوک ممکن است.

مثال کاربردی از اتصال به نرم‌افزار حسابداری دلخواه

فرض کنیم فروشگاهی از نرم‌افزار حسابداری خاصی استفاده می‌کند که در فهرست سرویس‌های همکار سازیتو نیست. اگر دو سیستم از نظر فنی پشتیبانی کنند، توسعه‌دهنده می‌تواند ارتباطی مثل این بسازد:

1.سفارش جدید در فروشگاه ثبت می‌شود.

2.سیستم واسط از ثبت سفارش خبردار می‌شود (از طریق وب‌هوک).

3.اطلاعات موردنیاز سفارش از سازیتو دریافت می‌شود.

4.اطلاعات به نرم‌افزار حسابداری منتقل می‌شود.

5.ثبت اطلاعات مالی طبق امکانات و تنظیمات نرم‌افزار مقصد انجام می‌شود.

به این ترتیب، ثبت خودکار سفارش در حسابداری ممکن می‌شود و نیاز به ثبت دوباره‌ اطلاعات می‌تواند کاهش پیدا کند. اینکه دقیقاً کدام اطلاعات منتقل شود و چطور ثبت شود، به نرم‌افزار مقصد و نحوه‌ پیاده‌سازی بستگی دارد.

نکات فنی مهمی که پیش از شروع اتصال حسابداری به سایت باید بدانیم

●       تعیین‌کننده اصلی موجودی کالا کیست؟ از ابتدا مشخص کنید که عدد نهایی موجودی انبار را سایت تعیین می‌کند یا نرم‌افزار حسابداری. اگر هر دو سیستم بخواهند هم‌زمان عدد را تغییر دهند، اختلاف و به‌هم‌ریختگی حساب‌ها حتمی است.

●       شناسه‌ها و کدهای کالا را یکی کنید: اتصال‌ها محصولات را از روی کد یا شناسه‌ی انحصاری می‌شناسند. تنوع‌های مختلف رنگ یا سایز نیز باید کدهای مجزا و هماهنگ داشته باشند.

●       تکلیف ویرایش سفارش را روشن کنید: با ویرایش اقلام سفارش (مثل اضافه یا کم کردن تعداد محصول)، امکان تغییر موجودی در حسابداری وجود دارد؛ اما اینکه این تغییر چطور و تا چه اندازه منتقل شود، به نوع اتصال و امکانات نرم‌افزار حسابداری بستگی دارد. بعد از اتصال، با یک سفارش تستی این موضوع را بررسی کنید.

●       هزینه‌ ارسال و تخفیف‌ها را رصد کنید: بررسی کنید که هزینه‌های جانبی مثل ارسال، تخفیف‌های مناسبتی یا روش‌های مختلف پرداخت، چطور در فاکتور نهایی حسابداری می‌نشینند.

●       از کلید Admin API مثل رمز عبور بانک محافظت کنید: آن را در پیام‌رسان‌های عمومی یا فایل‌های مشترک قرار ندهید و اگر احساس کردید لو رفته، بلافاصله آن را از پنل عوض کنید.

●       بعد از هر تغییر بزرگ، تست را تکرار کنید: هر زمان که ساختار محصولات را به‌کلی تغییر دادید یا به‌روزرسانی مهمی روی سیستم حسابداری زدید، دوباره یک سفارش تستی ثبت کنید تا از سلامت اتصال مطمئن شوید.

جمع‌بندی؛ چگونه مدیریت سفارش‌ها و حسابداری را در سازیتو هوشمند کنیم؟

اتصال فروشگاه اینترنتی به حسابداری یعنی وقتی اطلاعات فروش و حسابداری هماهنگ باشند، دیگر لازم نیست وقت زیادی برای ثبت تکراری سفارش‌ها بگذارید. سازیتو هم سرویس همکار ابر آیرون را معرفی کرده و هم ابزارهای توسعه‌ای برای پیاده‌سازی اتصال به نرم‌افزارهای سازگار دیگر در اختیار کاربران واجد شرایط گذاشته است.

می‌خواهید فروشگاه اینترنتی‌تان را به نرم‌افزار حسابداری متصل کنید؟ با امکانات اتصال سازیتو و ابزارهای صفحه‌ توسعه‌ دهندگان آشنا شوید. اگر درباره‌ این امکانات سوالی دارید، پشتیبانی سازیتو با شماره‌ی ۰۲۱۹۱۰۰۷۶۶۰ (شنبه تا چهارشنبه ۹:۳۰ تا ۱۸ و پنجشنبه‌ها ۹:۳۰ تا ۱۴) پاسخگوی شماست.